Sellos adalah aplikasi internal tim penjualan Haluan Digital Network (HDN) untuk mengelola percakapan dengan brand dan menjadwalkan meeting. Halaman ini menjelaskan data apa yang kami olah, untuk apa, siapa yang ikut memprosesnya, berapa lama disimpan, dan cara meminta data dihapus.
Data yang kami olah
- Brand: nama, kategori, platform jualan, dan perkiraan penjualan dari sumber umum atau dari brand sendiri.
- Kontak (PIC): nama, jabatan, nomor WhatsApp atau email, WeChat ID bila diberikan, bahasa yang dipakai, dan dasar kami boleh menghubungi (misalnya brand menghubungi kami duluan atau mengisi form kerja sama).
- Percakapan: isi pesan WhatsApp dan email antara brand dan HDN, file yang dikirim di dalamnya, jawaban form kerja sama, catatan meeting, dan penawaran.
- Form konsultasi HDN × Alibaba.com (alibaba.haluan.digital): nama, nomor WhatsApp, email, jabatan, nama perusahaan atau brand, kota dan provinsi, bentuk usaha, peran usaha, website atau akun toko, hal yang ingin didiskusikan, kategori produk, pengalaman dengan Alibaba.com, status akun Alibaba.com, pengalaman ekspor, target pasar, dokumen usaha yang dimiliki, rencana waktu mulai, perkiraan anggaran awal, dari mana mengetahui HDN, pertanyaan tambahan, persetujuan untuk dihubungi. Jawabannya hanya masuk ke Sellos, tidak ke Google Form atau spreadsheet, dan dipakai tim HDN untuk menghubungi Anda soal konsultasi itu.
- Performa toko: untuk brand yang mengizinkan toko TikTok Shop-nya, angka harian toko (GMV, order); untuk klien, laporan hasil campaign.
Data ini hanya dipakai untuk menindaklanjuti kerja sama. Kami tidak menjualnya, tidak memakainya untuk iklan, dan tidak membagikannya kecuali kepada penerima di bawah ini.
Pemrosesan dengan AI
Sellos memakai model AI dari OpenAI, Anthropic, Black Forest Labs lewat Vercel AI Gateway. Model hanya menulis dan membaca: tidak mengambil keputusan soal harga, janji, atau kontrak. Semua itu diputuskan orang, dan setiap hasil AI diberi label di aplikasi.
- OpenAI: menulis draf pesan ke brand (balasan, follow-up, pesan pembuka).
- Anthropic: cadangan penulis draf bila model utama tidak tersedia.
- Anthropic: menilai dan merangkum (kecocokan lead, isi penawaran, brief meeting, pelajaran dari koreksi tim, tema dari masukan tim tentang aplikasi).
- Anthropic: pekerjaan kecil (klasifikasi, ringkasan pendek).
- Anthropic: menerjemahkan pesan untuk tim.
- Anthropic: menulis teks deck proposal.
- Black Forest Labs: membuat gambar suasana untuk deck (tanpa data brand selain kata kunci suasana).
- OpenAI: mengubah rekaman suara anggota tim menjadi teks (rekaman dan teksnya tidak disimpan).
Yang disamarkan sebelum teks dikirim ke model: nomor telepon, alamat email, NIK, nomor rekening yang ditulis berkelompok, dan WeChat ID yang disebut sebagai WeChat ID. Semuanya diganti penanda seperti [telp] dan [email].
Yang tetap dikirim ke model: nama kontak, nama brand, isi percakapan, jawaban form kerja sama, dan nama akun media sosial (@akun) yang disebut di dalamnya. Tanpa itu model tidak bisa menulis balasan yang masuk akal. File (gambar, dokumen, pesan suara dari brand) tidak dibaca model.
Siapa yang menerima data
- Vercel: seluruh aplikasi dan catatan sistemnya (log tanpa nomor telepon atau email), untuk menjalankan aplikasi.
- Neon: basis data: brand, kontak, percakapan, deal, penawaran, catatan, untuk menyimpan data.
- Vercel Blob: file: lampiran percakapan, logo dan foto brand, bukti hasil, deck, tangkapan layar, PDF atau rekaman layar yang dilampirkan tim pada masukan tentang aplikasi, file yang baru diunggah tim dan belum dipakai (dihapus setelah sehari), tanda tangan tim untuk quotation, dan PO yang diunggah klien saat menyetujui quotation, untuk menyimpan file secara privat.
- Vercel AI Gateway: teks yang dikirim ke model AI (lihat “Pemrosesan dengan AI”), untuk meneruskan permintaan ke penyedia model di bawah ini.
- Resend: alamat email, subjek dan isi email, serta file yang dilampirkan tim (sampai 10 MB; yang lebih besar dikirim sebagai link unduhan), untuk mengirim dan menerima email.
- Meta (WhatsApp Business Cloud API): nomor WhatsApp, isi pesan dan file yang dikirim atau diterima, untuk mengirim dan menerima pesan WhatsApp lewat API resmi.
- Google (Calendar dan Meet): waktu meeting, judul acara, link Meet, dan alamat email kontak bila diundang; Sellos juga membaca acara di kalender yang disambungkan (judul, jam, domain email tamu), untuk menjadwalkan meeting dan menampilkan meeting tim di Kalender Sellos (hanya untuk anggota tim yang menyambungkan kalendernya).
- Telegram: notifikasi untuk tim: nama brand dan ringkasan singkat, tidak pernah nomor telepon, email atau isi kontak, untuk memberi tahu tim HDN (hanya ke anggota tim dan grup tim yang menyambungkan Telegram).
- Lark: notifikasi untuk tim: nama brand dan ringkasan singkat, tidak pernah nomor telepon, email atau isi kontak; alamat email kerja anggota tim dipakai untuk menemukan akun Lark-nya, untuk memberi tahu tim HDN lewat kanal kerja (hanya ke anggota tim yang ada di Lark perusahaan dan tidak mematikan "Kirim juga ke Lark"; tidak pernah ke brand).
- TikTok Shop: permintaan baca data performa toko (GMV, order) memakai izin yang diberikan penjual, untuk menyusun laporan performa toko (hanya untuk brand yang mengizinkan tokonya).
- Microsoft Office Online atau Google Docs Viewer: satu file deck, diambil lewat link sementara, untuk menampilkan pratinjau deck di browser (hanya saat anggota tim membuka pratinjau deck).
- Layanan gambar stok (Unsplash, Pixabay, Pexels): kata pencarian saja (misalnya “skincare flatlay”), tanpa data brand atau kontak, untuk mencari gambar untuk deck.
- Finos (sistem keuangan internal HDN): nama perusahaan, nilai dan jenis layanan deal yang menang, nama pemilik deal; untuk quotation juga rincian, RAB, tanda tangan internal, dan nama, jabatan serta email penanggung jawab klien yang tertulis di quotation (alamat penagihan) beserta persetujuannya; tidak pernah nomor telepon atau WeChat, untuk persetujuan Chief of Staff dan CFO, penagihan dan pembukuan (deal yang menang, dan quotation setelah ditandatangani Head BU).
- Talos (sistem kreator internal HDN): permintaan rate card kreator untuk sebuah penawaran, untuk menyusun harga kerja sama dengan kreator.
- Penyedia model AI (OpenAI, Anthropic, Black Forest Labs): teks seperti dijelaskan di “Pemrosesan dengan AI”, lewat Vercel AI Gateway.
Data Google Calendar
Anggota tim HDN dapat menyambungkan satu atau beberapa akun Google Calendar mereka. Sellos meminta izin berikut dan tidak lebih:
- Identitas dasar (openid): mengenali akun Google mana yang disambungkan.
- Alamat email akun: menampilkan akun mana yang tersambung dan membedakan beberapa akun milik satu orang.
- Events: membaca acara di kalender (judul, jam, ada tidaknya link Meet, dan domain email tamu tanpa alamatnya) untuk menampilkannya di Kalender Sellos dan menghubungkannya ke brand; membuat, dan bila dibatalkan menghapus, acara meeting yang dijadwalkan lewat Sellos, termasuk link Google Meet. Acara lain tidak pernah diubah.
- Free/busy: membaca jam sibuk, tanpa judul atau isi acara, untuk menampilkan slot kosong kepada brand.
Sellos tidak membaca isi acara lain dan tidak membagikan data kalender ke pihak ketiga. Token akses disimpan terenkripsi. Saat akun diputuskan dari menu Kalender, Sellos mencabut aksesnya di Google lalu menghapus tokennya. Akses juga dapat dicabut dari pengaturan akun Google (myaccount.google.com/permissions). Penggunaan data dari Google API mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk ketentuan Limited Use.
Data TikTok Shop
Penjual yang mengizinkan tokonya memberi Sellos izin baca saja. Kunci aksesnya disimpan terenkripsi. Tim HDN dapat memutuskan toko dari Sellos: kunci aksesnya dihapus dan data tidak lagi ditarik. Izin di sisi TikTok dicabut penjual sendiri dari TikTok Shop Seller Center.
Berapa lama data disimpan
Data brand dan kontak yang tidak aktif selama 24 bulan (tidak ada pesan, perubahan deal, atau meeting) dan tidak punya deal berjalan dihapus otomatis. Klien yang masih berjalan tidak ikut dihapus.
Meminta data dihapus
Brand atau kontak dapat meminta semua datanya dihapus dengan mengirim email ke partnership@haluanmedia.com. Permintaan dicatat sebagai antrean dan diselesaikan paling lambat 30 hari sejak diminta. Antrean itu diawasi: penghapusan yang gagal dicoba lagi otomatis dan dilaporkan ke Management, dan penghapusan yang belum selesai 3 hari setelah jatuh tempo menjadi peringatan tersendiri, sehingga tidak ada yang tertunda diam-diam.
Yang dihapus dari Sellos:
- kontak dan nomor atau alamatnya
- seluruh percakapan dan file yang ikut di dalamnya; link unduhan file yang pernah dikirim ke brand ikut berhenti berfungsi
- deal, penawaran, dokumen deal, catatan, meeting dan link jadwal
- draf dan penilaian AI tentang brand itu, tugas tim yang menyebut brand itu, dan peringatan sistem tentangnya
- laporan performa, hasil campaign, dan data yang diserahkan sistem pencari lead
- toko TikTok Shop yang tersambung: kunci aksesnya dan angka harian yang sudah ditarik
- kutipan draf brand itu yang dipakai sebagai contoh di pelajaran untuk AI (pelajarannya tetap, kutipannya hilang)
Yang tidak ikut terhapus:
- Jejak audit: tetap mencatat bahwa ada tindakan, tetapi isinya diganti sehingga tidak memuat isi pesan atau data yang mengenali orangnya.
- Daftar “jangan dihubungi”: hanya sidik (hash) nomor atau email, supaya permintaan berhenti tetap dihormati setelah datanya dihapus.
- Masukan tim tentang aplikasi (catatan dengan nomor dan email disamarkan, dan lampirannya): bukan data brand, jadi tidak ikut terhapus bersama sebuah brand. Tim diminta tidak melampirkan tangkapan layar yang menampilkan nomor atau email klien.
- Catatan biaya AI dan pesanan ke vendor: tetap ada untuk pembukuan, tanpa tautan ke brand.
- Catatan jalannya agen yang lama: teks bebas yang sudah disamarkan nomor dan emailnya saat ditulis; tidak ditulis ulang.
- Salinan di luar Sellos: pesan yang sudah terkirim tetap ada di WhatsApp (Meta), di Resend dan di kotak masuk penerimanya; acara yang sudah dibuat tetap ada di Google Calendar; notifikasi yang sudah terkirim tetap ada di Telegram dan Lark tim; catatan deal yang diperlukan pembukuan tetap ada di Finos.
- Acara di Google Calendar anggota tim tentang brand itu: salinannya di Sellos ikut terhapus, tetapi acaranya tetap ada di Google Calendar orang tersebut. Bila acara itu masih ada di sana, Sellos bisa membacanya lagi sebagai acara pribadi orang itu, tanpa tautan ke brand dan tampil "Sibuk" bagi orang lain, sampai ia mengubah atau menghapusnya di Google.
- Cadangan basis data: terhapus sesuai masa simpan cadangan penyedia basis data.
Berhenti menerima pesan
Setiap kontak dapat berhenti dihubungi kapan saja: balas STOP di WhatsApp atau email, atau buka link berhenti berlangganan di bagian bawah setiap email. Permintaan itu langsung dihormati, juga untuk pesan yang sudah disetujui tapi belum terkirim.
Keamanan
Akses ke Sellos memakai akun per orang. Setiap tindakan tercatat di jejak audit, dan nomor telepon serta email disamarkan di catatan sistem dan di layar.